Szablon dokumentu to podstawa dla tworzonych potem nowych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w firmie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i opcjonalnie niektóre elementy dokumentu. Ma na celu ułatwić formatowanie dokumentu. Korzystając z gotowego wzorca, nie musimy tworzyć dokumentu od początku. Używamy jego podstawowej wersji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W tym przypadku przyspieszamy i rzeczywiście ułatwiamy pracę związaną z opracowaniem odpowiedniego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej używamy. Wśród nich m.in. :
- umowy o pracę,
- faktury ,
- umowy o dzieło.,
- potwierdzenie odbioru,
- potwierdzenia zapłaty,
- umowy zlecenia,
- rachunki,
- wezwania do zapłaty
Przykładem są także faktury abonamentowe w księgowości. W tym wypadku specjalny program do faktur, wystawia automatycznie faktury na zasadzie wzorca.
Wzorce można, a nawet powinno się edytować, by były zgodne z systemem identyfikacji wizualnej własnego przedsiębiorstwa. Zatem ważne jest umieszczenie na nich logo i użycie konkretnego stylu, wyglądu i czcionki. W ten sposób dokumenty firmowe nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie należy jednak przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką danego dokumentu. Wzorce powinny być proste i czytelne.