Każdy pracodawca ma obowiązek wypłacania wynagrodzenia, odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika , a także przekazywania zaliczki na PIT z każdej wypłaty. W jaki sposób poprawnie prowadzić kadry firmy?

Kadry to jeden z elementarnych działów w księgowości firm, które zatrudniają dużą ilość osób. To tam ustalane są składki ubezpieczeniowe, wynagrodzenia , a także zaliczki na pit. Tworzone są z dokumentów zawierających wszystkie potrzebne, w celach naliczenia wynagrodzenia netto, składkowych i podatkowych, dane umożliwiające wyliczenia, służące do stworzenia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najważniejszych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, w której skład wchodzi lista płac pracowniczych.

Kartoteka wynagrodzeń powinna zawierać takie informacje jak:

  • dane adresowe pracownika ( gmina, ulica, numer mieszkania, telefon, kod pocztowy, kraj, powiat, poczta, numer domu, miejscowość, województwo)
  • dane o zatrudnieniu ( data zawarcia, ewentualna data zakończenia umowy, rodzaj umowy)
  • dane o wynagrodzeniu ( premia, płaca zasadnicza, nagrody, dodatki i inne)
  • dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, PESEL, imię ojca, nazwisko rodowe, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, drugie imię, NIP, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię matki)

Lista płac

To dokument księgowy, występujący w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wypłaty dla pracowników, wraz ze wszelkimi składkami płaconymi zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę. Powinna ona zawierać stałe elementy, t.j.:

  • nr stron
  • zapis o wynagrodzeniu netto i brutto
  • zapis o wysokości wymiaru podstawy
  • wykaz nadgodzin
  • zapis o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
  • zapis o przyznanych nagrodach
  • zapis o wysokości odprowadzonej zaliczki na pit
  • zapis o przyznanych prowizjach
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
  • nazwę pracodawcy
  • datę sporządzenia
  • zapis o wysokości składek ZUS-owskich
  • miesiąc, którego dotyczy
  • oznaczenie lub nazwę listy płac
  • zapis o przyznanych premiach
  • zapis o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu